Что необходимо помнить при составлении деловых писем?

Май 9, 2016

Студенты, так или иначе, участвуют в деловой переписке. Это может быть официальное обращение в деканат или электронное письмо преподавателю. Однако, многие забывают (или не знают) о формальных правилах этикета, которые им кажутся неважными. Но эти правила – те магниты, что помогают выстраивать общение, существенно облегчают работу преподавателей и сотрудников университета, ведущих большую переписку. Публикуем для Вас несколько советов от руководителя нашей магистратуры, доктора исторических наук Галины Александровны Янковской и кандидата политических наук, начальника управления общественных связей Пермского государственного национального исследовательского университета Ксении Александровны Пуниной о том, как вести деловую переписку по электронной почте.

Форматы переписки в социальных сетях не подходят для email, т.к. в последнем случае общение растягивается по времени и адресат (в студенческой деловой переписке чаще всего преподаватель) просто может не помнить о сути беседы. Многие преподаватели в день получают десятки писем, и послание от студента может просто затеряться, что может повлечь за собой непонимание, негативную оценку по предмету (такое действительно часто случается). Поэтому даже если Вы давно знакомы с преподавателем и переписываетесь с ним как в социальных сетях, так и по email, то при составлении письма в электронной почте Вы должны помнить несколько правил.

Тема письма

Обозначение темы важно для поиска и хранения электронной корреспонденции. Если адресат не помнит Ваше имя, то тема может быть единственным ключом для нахождения Вашего письма. Формулировка темы должна быть конкретной. Например, указывать тему «Эссе», посылая письмо преподавателю, который ведет разные предметы у нескольких курсов, так же бессмысленно, как и вообще не указать тему. Если вы отвечаете на послание, но меняете тему переписки, поменяйте также текст в поле «Тема», а еще лучше — создайте новое письмо. Указание темы — самый простой способ сохранять нить беседы, поэтому изменение ее содержания без соответствующего изменения в поле «Тема» может затруднить Ваше общение.

Вступительное обращение

Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, играющую в письмах ту же роль, какую в разговоре играют соответственно выражения «good morning» и «good-bye». Если в жизни не принято обращаться по имени при приветствии, то в электронной переписке, наоборот, следует называть имя (или имя и отчество) адресата. Еще один возможный вариант — нейтральное вежливое именование того, к кому Вы обращаетесь в письме. Например,

1. «Уважаемый организационный комитет конференции»;

2. «Добрый день, + Имя Отчество»;

3. «Дорогой/Дорогая (или Уважаемый / Уважаемая + Имя Очество»;

4. на английском языке самая распространенная форма — «Dear + И».

Примеры писем без личного обращения (так НЕЛЬЗЯ!):

Тема: Педагогическая практика

«Здравствуйте!

Я хотела узнать, можно ли мне в рамках педагогической практики вести не семинары, а экскурсии в музее истории Пермского университета?

С уважением,

[…]»

Правильный вариант вступительной части письма:

Тема: Английский клуб

«Dear colleagues and students,

[…]

All best, […]»

Длина, содержание и формат письма

Длина письма должна соответствовать стилю беседы; если вы хотите получить быстрый ответ, вопрос должен быть сформулирован коротко и по существу. Не пишите письмо сплошь прописными (заглавными) буквами — его будет трудно читать. Старайтесь разбить ваше письмо на логические параграфы и сократите предложения до такого размера, чтобы они легко воспринимались. Желательно не делать грамматических и орфографических ошибок. То, что электронная почта функционирует быстро, не означает, что можно писать небрежно, неряшливо. Если ваши слова достаточно важны, чтобы быть написанными, они также достаточно важны, чтобы быть написанными правильно.

Если ваша электронная почта поддерживает специальные шрифтовые начертания (полужирный, курсив), убедитесь, что у адресата имеется программа, которая сможет это прочитать. Многие программы поддерживают только стандартное начертание (хотя со временем все меняется).

Прощание и подпись

В конце письма можно поблагодарить преподавателя, кафедру и т.п. за потраченное время и за будущий ответ и попрощаться. Формулировку «С уважением» следует использовать в официальной, сугубо деловой переписке. Такие конструкции, как «Всего доброго», «С наилучшими пожеланиями», «Best wishes» и т.п. свидетельствуют о меньшей дистанции и уже налаженной коммуникации, например, между преподавателем и его курсовиком. После заключительного предложении в подписи следует указать имя и группу, например, «Щукина Ксения. ИСТ-1-2015 НМ», либо инициалы, если переписка ведется длительное время и Вы уверены, что адресат поймет, от кого было письмо («К.Щ.»).

Вежливость

В электронной почте уместны основные правила вежливости. Если Вы просите о чем-то, не забудьте сказать «пожалуйста». Аналогично, если для Вас что-то сделали, не вредно сказать «спасибо».

Не ожидайте немедленного ответа. То, что Вы не получили ответа в течение 10 минут, не означает, что вас игнорируют, и не является причиной для обиды. Допустимым считается ответить в течение суток после прочтения письма. Если Вы получили письмо, но Вам требуется больше времени для ответа, то необходимо сообщить об этом отправителю и указать время, за которое Вы сможете предоставить ему всю необходимую информацию.

Помните, что соблюдать все правила деловой переписки необходимо даже в том случае, если Вы отпарвляете текст эссе или реферата. Должна быть указана тема, например, «Эссе по исторической политике» или «Эссе по Энгельштейн черновой вариант «. Затем следует поприветствовать адресата и в одном-двух предложениях изложить суть: что это эссе по такому-то предмету по такой-то теме от студента (если Вы впервые вступаете в переписку с данным адресатом). В конце стоит поблагодарить преподавателя и подписаться.

Так нужно делать ВСЕГДА!

Предлагаем Вам подборку электронных материалов, которые будут полезны при составлении деловых писем:

Пишите письма правильно!

студенты, магистратура, мастер-класс, молодые ученые, магистранты